IDEEENMANAGEMENT
Ideeënmanagement is erop gericht om de medewerkers en klanten te stimuleren tot een actieve houding als het gaat om de werkzaamheden beter, sneller, goedkoper en vooral leuker uit te voeren.
Een goed ideeënmanagement zorgt voor motivatie, maakt het werk uitdagender en zal voor ieder bedrijf enorme resultaten met zich meebrengen.
Ideamanagement kan tevens gezien worden als managementtool om de betrokkenheid van medewerkers en klanten te vergroten.
Het inzenden van ideeën is in Nederland niet echt een begrip. Gemiddeld dienen één op de 10 medewerkers per jaar een idee in en klanten zijn al helemaal niet gewend om mee te structureel mee te denken.
Echter de ideeën die worden ingezonden komen veelal van de werkvloer en dus van de medewerkers aan de voorkant van het bedrijf.
In algemene zin kun je stellen dat Ideeënmanagement vaak te weinig aandacht krijgt van het management en niet echt een begrip in Nederland is.
In de bedrijven waar dit wel het geval is zie je direct een enorme stijging van het aantal ideeën en daarmee de betrokkenheid van de medewerkers en klanten.
Het traject van het behandelen van de ideeën in de huidige systemen is vaak traag en zijn de beloningssystemen veel te krenterig ofwel typisch Nederlands. Het wordt in Nederland al snel te gek en te veel.
De medewerkers worden hierdoor niet echt gemotiveerd om ideeën in te dienen. De ideeënbus zoals het nog vaak wordt genoemd heeft dan ook een geen goed imago.
1 IDEAMANAGEMENT
Ik werk sinds 1980 in de ideeënwereld en ik heb het concept Ideamanagement ontwikkeld. Het concept heeft tot grote successen geleid bij KPN (duizenden ideeën en miljoenen aan besparing per jaar). De methodiek werd en werd door de Universiteit van Nijenrode gekozen tot best practice in Nederland in 2000 en best practice van Europa in 2001.
Deze methodiek heb ik bij vele bedrijven geïmplementeerd en bij de Overheid gecombineerd met Facility Management. Dit is nog altijd een hit.
2 Plan van aanpak
Om het Ideamanagement ofwel Ideeemanagement Nieuwe Stijl te kunnen laten slagen moet er een plan van aanpak worden gemaakt. Meestal moet het huidige ideeënsysteem worden aangepakt of er moet totaal iets nieuws worden opgezet.
Er kan gewerkt worden met thema’s en het is verstandig om ook het groepsgewijs indienen van suggesties te stimuleren omdat daarmee de bruikbaarheid zal stijgen. Het begin is vaak het verbeteren van de alledaagse dingen in het bedrijf, geen grote sprongen, maar zogenaamde babysteps.
Deze kleine stapjes zullen er uiteindelijk voor zorgen dat er een grote sprong voorwaarts gemaakt zal worden. Uitgangspunt hierbij is dat medewerkers en klanten het simpelweg leuk vinden om (kleine) verbeteringen aan te brengen mits er serieus wordt omgegaan met hun inbreng.
Allereerst moeten ideeën makkelijk worden ingediend via Internet en Intranet maar kan het ook altijd via de post. Ideeën mogen overal betrekking op hebben want er zijn geen uitzonderingsgebieden. Uitzondering hierbij is dat we het gezonde verstand altijd moeten raadplegen want wanneer een medewerker en/of klant wordt uitgezonderd om iets voor het bedrijf te bedenken dan kan hij/zij dit niet meer als idee indienen. Veelal worden ze dan beloond via een ander systeem ( gratificatiebeleid etc) van het bedrijf maar niet via het ideeënsysteem.
3 Positionering
Positioneer het nieuwe ideeënsysteem in de organisatie door een koppeling naar bijvoorbeeld het Facilitaire werkveld of Kwaliteitswerkveld. Stel ideeënmanagers (zorg dat er tijd is voor de behandeling) aan zodat het behandelen van suggesties gegarandeerd is en zorg ervoor dat het management er achter staat.
4 Naamsverandering
De naam ideeënbus is echt verouderd en moet niet meer worden gebruikt. Dit kan Ideamanagement zijn of iets anders van deze tijd (Co Creation, Innovatieplatform). Hierbij moet een passend logo worden bedacht. Het lampje van Willy Wortel kan maar de denker van Rodin is meer van deze tijd.
5 Communicatie
Om het Ideamanagement bekendheid te geven zal er veel aan communicatie moeten worden gedaan. Een echte campagne is vaak de oplossing. De nieuwe naam en logo worden bekend gemaakt, dit ondersteund met een pakkend artikel over het nieuwe fenomeen.
6 Systeem
De ideeënmanagers moeten de beschikking hebben over een goede tools ofwel registratiesysteem. SWH-automatisering (Harry van der Wees) heeft een perfect systeem ontwikkeld dat voor multi users geschikt is. En dat ook nog voor een zeer redelijke prijs te koop is. Het is vaak erg belangrijk dat er binnen 1 bedrijf op meerdere locaties on line te zien is welke ideeën er worden ingediend.
7 Spelregels
Om de uniformiteit te kunnen waarborgen moeten er spelregels zijn die transparant zijn, te vinden op Internet of Intranet en ook vaak in een handboekje worden uitgegeven.
8 Loterij
Vaak bij de start van een nieuw systeem wordt er een loterij georganiseerd. Nederlanders zijn dol op loterijen en doen alles om iets te winnen. Het moet dan ook beetje een sport worden om ideeën te bedenken en uit te werken. Het ideenummer uit het registratiesysteem kan dan het lotnummer zijn. De loterij duurt meestal een maand en hiervoor kan een speciaal thema worden uitgekozen.
De winnaars worden gepubliceerd in het personeelsblad (Internet/Intranet).
9 Trofee
Binnen een organisatie kan er ook een competitie worden gehouden tussen verschillende units. Hiervoor is dan een echte Trofee te winnen. Uiteraard moeten er duidelijke criteria worden vastgesteld en deze moeten ook duidelijk worden gecommuniceerd. De beste afdeling wordt dan weer in het personeelsblad in het zonnetje gezet.
10 Cursus
Het is verstandig om de nieuwe ideeënmanagers eerst op cursus te sturen. Dit kan gebeuren bij het landelijk ideeëncentrum (www.ideeëncentrum.nl) of via de eigen Academy. Hierdoor komen ze beslagen ten ijs en worden er diverse handvatten uitgereikt.
11 Huisstijl
De nieuwe naam en het logo zorgt voor een huisstijl. Om de afdeling een duidelijk gezicht te geven moet de huisstijl op alle uitingen terugkomen zoals folders en incentives.
12 Boter bij de vis
In het nieuwe systeem past ook een nieuw beloningsbeleid. Voor elk idee ligt er een presentje klaar en worden beloning voor implementatie uitgedeeld. De inzender krijgt 10% van de netto besparing in het eerste jaar dat wordt gerealiseerd met het idee netto in handen. Vele bedrijven hebben wel een maximum beloning per idee ingesteld.
13 Formule
In de nieuwe formule moet men een actief beleid gaan voeren. Zeg maar de boer op om ideeën los te krijgen. Het management moet het beleid dragen en de ideeënmanager is niet meer de brievenbus maar meer de advocaat van de inzender. Hierdoor zullen ideeën sneller worden ingediend maar dienen ook sneller te worden behandeld. Mail is hierbij een enorme support. Ideeënbus-commissies worden afgeschaft en zijn ook niet meer van deze tijd. Hierdoor krijgen de ideeënmanagers een betere rol toebedeeld en zijn er minder drempels.
14 Werkwijze
Inzender stuurt idee op naar de ideeënmanager. Binnen 24 uur ontvangt de inzender een ontvangstbevestiging met een uniek nummer. De ideeënmanager checkt het idee in de database en gaat na wie er advies kan geven op het idee. In principe moet het idee binnen het gehele bedrijf voor advies uitgezet kunnen worden maar bij voorkeur bij een materie deskundige. De adviseur krijgt twee weken de tijd om een advies te geven. Hiervoor wordt een simpel advies-formulier gebruikt met een paar vragen. Is er binnen twee weken geen advies dan krijgt de adviseur een reminder via mail en wordt hij/zij gebeld. Dit werkt altijd erg goed. Na ontvangt van het advies wordt er door de ideeënmanager bepaald of de inzender in aanmerking komt voor een afwijzing of een beloning.
Voor elk beloond idee wordt een invoeringsplan of implementatieplan opgesteld door de ideeënmanager, adviseur en het betrokken management.
15 Beloningsbeleid
Een goed beloningsbeleid zal beloningen uitkeren voor invoering van het idee. Dit op basis van een perfect advies dus.
Binnen het beloningsbeleid kennen we diverse categorieën die moeten passen bij het bedrijf. Om het simpel te houden hebben wij bij de Overheid tw NL EVD Internationaal gekozen voor onderstaande categorieën:
• Afwijzing. Het idee is al eerder geopperd of het is niet bruikbaar. De inzender ontvangt altijd een attentie (wat past bij het bedrijf);
• Overname. Het idee is prima en zal worden ingevoerd. De inzender ontvangt een beloning van minimaal 100 Euro’s en maximaal 10.000 Euro’s
De regel voor beloningen is 10% van de netto besparing in het eerste jaar met een maximum van 10.000 euro per idee.
De loonbelasting en overige sociale verzekeringspremies komen ten laste van het bedrijf.
In vogelvlucht is dit het nieuwe concept Ideamanagement waarbij ik nogmaals wil onderstrepen dat support van het Management Team essentieel is
Ideamanagement is life, the rest details……
Rene Blok 2010